Dokumente scannen, fotografieren und verschicken

Ob Rechnung, Gehaltsnachweis oder Handwerker-Checkliste: mit dem Dokumentenscanner erfassen Deine App-Nutzer wichtige Unterlagen und verschicken diese direkt über die App an ausgewählte E-Mail-Verteiler.

Wo kann ich den Dokumentenscanner finden und einstellen?

Unter Module oder meine Meine Module -> +Modul hinzufügen -> INFORMATION > Dokumentenscanner fügst Du den Scanner Deiner App hinzu.

VORAB

Der Dokumentenscanner erlaubt Dir drei Varianten, um E-Mail-Verteilerlisten zu erstellen:

Der erste Reiter EINSTELLUNGEN

Unter Einstellungen legst Du zunächst fest, ob Deine App-Nutzer eigene Verteilerlisten erstellen können und ob sie auch die E-Mail-Adressen der Empfänger einsehen dürfen

Einstellungen (bei Auswahl: Nutzer erlauben eigene Empfängerlisten zu erstellen)

Möchtest Du, dass Deine App-Nutzer selbst eigene Listen erstellen können, kannst Du im ersten Schritt folgendes festlegen:

Standardbetreff für eigene Listen des Nutzers

Für die E-Mail-Verteilerlisten kannst Du eine standardisierte Betreffzeile definieren und diese mit Klick auf das Pluszeichen mit Profilfeldern personalisieren, z.B. Name.

Empfänger

Hier hinterlegt Du mit Klick auf den Button +Email hinzufügen (wenn es sich um eine Handvoll von Empfängern handelt) deren E-Mail-Adressen oder Du lädst mit Klick auf den Link Upload CSV file eine große Verteilerliste hoch. Diese E-Mail-Adressen können Deine Nutzer verwenden, um ihre eigenen Verteilerlisten zu erstellen.

Der zweite Reiter EMPFÄNGER LISTE

In dieser Übersicht kannst Du als App-Eigentümer eigene E-Mail-Verteilerlisten erstellen und verwalten, über die Deine App-Nutzer ihre Dokumente und Unterlagen verschicken können.

Mit Klick auf den Button Empfängerliste erstellen erstellst Du eine neue Liste.

LISTENAME

Gib Deiner Liste einen Namen, z.B. Buchhaltung

E-Mail Betreff

Hier kannst Du ebenfalls eine standardisierte Betreffzeile hinterlegen und diese mit Infos aus dem App-Profil personalisieren, z.B. Neue Abrechnungsdokumente von [Name]. Der [Name] steht hier stellvertretend als Profil-Feld.

Empfänger

Lade entweder mit Klick auf den Link Upload CSV file (für größere Listen) oder mit Klick auf den Button +Email hinzufügen (für kleinere Listen) die E-Mail-Adressen für den Verteiler Buchhaltung hoch.

Liste als Schnellzugriff anzeigen

Eine Schnellzugriff-Option wird auf dem Startscreen des Dokumentenscanners hinzugefügt. App-Nutzer müssen nicht erst auf den Button DOKUMENT SCANNEN klicken, sondern können SOFORT mit Klick auf die Liste Buchhaltung ihr Dokument scannen bzw. fotografieren.

Hast Du alles zu Deiner Zufriedenheit eingestellt, bestätige bitte mit Speichern.

Was passiert, wenn App-Nutzer ein Dokument scannen?

DOKUMENT SCANNEN

Mit Klick auf diesen Button können Deine App-Nutzer entweder ihre Bildergalerie durchsuchen, ein Foto aufnehmen oder zuletzt benutzte Dokumente auswählen. Nun können sie das Foto individuell zuschneiden. Ist dies getan, können sie entweder mit +Dokument hinzufügen ein weiteres Dokument in die App laden oder es direkt an die Empfängerliste (Buchhaltung) wählen, die das Dokument erhalten soll.

In dieser Übersicht können sie auch eine +Neue Empfängerliste erstellen (wenn dies in den Einstellungen vermerkt ist), indem sie auf die dargestellte Liste klicken. Dann würden sie das soeben aufgenommene Dokument ebenfalls an diese schicken.

App-Nutzer haben Dokumente gesendet

Die Dokumente gehen als PDF-Dokument an die vorher definierten E-Mail-Verteiler ein. Der enstprechende Ansprechpartner erhält eine E-Mail. In dieser befindet sich das PDF-Dokument als Anhang oder kann über einen Link aufgerufen werden.

Hinweis

Falls Du den Dokumentenscanner am PC oder Mac testest (über die App-Vorschau), wird sich mit Klick auf DOKUMENT SCANNEN oder Schnellzugriff der Windows Explorer oder der Apple Finder öffnen, um über diese ein Dokument hochzuladen und zu verschicken.